Gestion PME Publié le 14 Juillet 2021

L'agenda est le meilleur outil des entrepreneurs et des PME pour gérer son temps de manière efficace. C’est grâce à l’agenda que vous pourrez gérer vos semaines chargées, faciliter la prise de décision et ne plus vous retrouver dépassé lorsque tout s’accumule.

Pour autant, cet outil ne vous permet pas forcément d’être mieux organisé et de mieux gérer votre temps. Posséder un agenda est une chose, mais il faut apprendre à bien s’en servir pour gérer votre temps.

Dans cet article, nous vous livrons les avantages d’utiliser un agenda en ligne et comment le gérer de la manière la plus efficace possible.

Pourquoi utiliser un agenda dans votre gestion d’entreprise?

Le meilleur moyen de mieux vous organiser est d’utiliser un agenda; il vous permet d’avoir un aperçu de votre emploi du temps à l’échelle d’une journée, de la semaine, du mois, de l’année... L’utilisation d’un agenda facilite grandement la planification à court terme et à long terme de votre activité; rendez-vous, déplacements, échéances, plages de travail… Pour éviter les oublis et éviter les retards, l’agenda est également l’outil qu’il vous faut.

L’agenda est un outil indispensable pour les entrepreneurs et les employés de PME. Il devient bénéfique pour :

  • L’organisation: L’organisation de votre temps est plus facile à planifier. Vous avez un aperçu de votre temps disponible, de votre temps personnel et de toutes les tâches et rendez-vous à effectuer.
  • La productivité: Avec l’utilisation efficace d’un agenda, vous ne serez plus dépassés par les évènements. Vous pourrez prévoir les choses, prioriser les tâches importantes, et suivre efficacement le plan de votre journée, semaine, mois de travail…
  • La sérénité: vous savez à l’avance de quoi seront faites vos journées, ne serez plus soudainement débordés, et ne risquez pas d’oublier un rendez-vous ou bien une échéance.

Comment gérer son agenda en ligne?

Noter le plus d'éléments possibles sur votre agenda

Pour avoir le meilleur aperçu possible de ses journées et des choses à faire, nous recommandons d’ajouter le maximum d’éléments possibles sur votre agenda :

  • Le rendez-vous
  • Les temps de déplacement
  • Les échéances de projets, de tâches
  • Vos plages de disponibilités
  • Vos temps personnels
  • Les temps de « production » : les sessions de travail pour les tâches courantes à faire

Plus vous noterez d’éléments sur votre agenda, plus vous aurez une idée précise du déroulement de journée et pourrez vous organiser.

Par ailleurs, ne notez pas que le titre de votre bloc de travail : si vous avez un rendez-vous de planifié, inscrivez une description du rendez-vous ou bien les coordonnées de la personne que vous rencontrez. Si c’est un temps de production, écrivez des détails sur la tâche à réaliser pendant ce temps.

Noter le plus d’éléments possibles permet également de faciliter la relation avec vos collaborateurs ou vos employés. Plus ils ont d’informations sur votre agenda, mieux ils seront en mesure de communiquer avec vous au bon moment ou de savoir où est-ce que vous vous trouvez.

Planifier votre agenda à l'avance

Avoir un agenda en ligne ne sert à rien si vous ne le remplissez que du jour au lendemain. Dans ce cas, cela vous servirait simplement de carnet de rendez-vous. Pour vous servir de votre agenda comme un vrai outil de productivité et de gestion du temps, vous devez planifier à l’avance vos journées et vos semaines.

Avant le début de chaque semaine, prenez le temps d’organiser votre agenda pour la semaine ou les jours à venir. Inscrivez-vos rendez-vous, vos disponibilités, vos blocs de travail… De cette manière, vous aurez une vision claire de votre semaine, des rendez-vous et des tâches à effectuer, des échéances à respecter… Un véritable plan d’action.

Gérer vos priorités

Il n’est pas toujours possible rentrer absolument tout ce que vous devez faire dans votre agenda. C’est pourquoi prioriser les informations, les échéances, les rendez-vous ou encore les tâches à faire vous permettra d’avoir une meilleure vision d’ensemble.

En organisant votre agenda par priorité, vous vous assurez de ne pas perdre de vue vos objectifs de la semaine et vous pourrez mieux prendre en compte les contraintes éventuelles.

Pour planifier vos priorités :

  • Vérifiez les rendez-vous et pointer les échéances de la semaine
  • Ajustez les temps pour les activités récurrentes (tâches administratives par exemple) en fonction des contraintes de la semaine
  • Ajoutez sur votre agenda des blocs de temps pour réaliser vos tâches prioritaires
  • Mettez à jour vos temps « off » en fonction des contraintes et du travail de la semaine

Choisir un agenda numérique en ligne 

L’utilisation d’un agenda numérique en ligne apporte de nombreux avantages pour mieux gérer votre temps :

  • Vous pouvez partager votre agenda avec d’autres personnes
  • Vous pouvez ajouter des événements récurrents
  • Vous pouvez paramétrer des alertes de rappel
  • Vous sauvegardez facilement tout votre agenda
  • Vous pouvez lier votre agenda à votre site web pour la prise de rendez-vous en ligne

Il existe de nombreux agendas numérique, le plus connu étant sans doute Google Calendar. Mais ces agendas sont parfois difficiles à prendre en main et peu accessibles aux entrepreneurs ou aux PME.

Logicake veut permettre de simplifier la gestion d’agenda des entrepreneurs et des PME avec Qalendar. Avec cet outil, vous pourrez très facilement organiser vos semaines grâce à une prise en main accessible à tous. Vous avez la possibilité d’ajouter des blocs de temps, de partager votre agenda, de recevoir des alertes avant vos rendez-vous et même d’indiquer vos horaires de travail. Vous avez accès aux agendas de vos collaborateurs et employés afin de voir leur disponibilité et leurs blocs de travail.

Vous pouvez même très facilement lier votre agenda à votre site web. Vos clients peuvent prendre rendez-vous en ligne depuis votre site web? Avec Logicake, ils pourront voir directement vos disponibilités en ligne et une fois que le rendez-vous est pris, il s’affiche sur votre agenda.

Logicake, pour créer et gérer votre agenda numérique en ligne

Vous l'aurez compris, un agenda numérique a tous les avantages possibles pour vous aider à mieux gérer votre temps et gagner en productivité. Logicake vous accompagne pour mettre en place les outils qui vous permettront d'améliorer votre gestion d'entreprise. Vous voulez en savoir plus? Contactez-nous dès maintenant!